Project management: process approach

Full Text

Введение Современная образовательная среда находится в процессе дискуссии от- носительно путей и форм ее дальнейшего развития. Экспертное сообщество в настоящее время склоняется к тезису о том, что на смену затратным техноло- гиям должны прийти факторы роста принципиально иного рода - инноваци- онные технологии управления, методики, основанные на интеллектуальном потенциале человеческих ресурсов. В этом случае значительно возрастает роль тесных взаимоотношений между образованием и производством, позво- ляющих организовать такой тип взаимодействия, который обеспечил бы под- готовку обучающихся, максимально соответствующую реальным потребно- стям общества в его практической деятельности [1]. Динамичность и труднопрогнозируемость внешней среды, быстрая смена информационных и промышленных технологий делают образовательную де- ятельность еще более сложной и заставляют постоянно совершенствовать подходы к организации и осуществлению образовательного процесса [2]. Ориентируясь на современные тренды в образовании, вузы, как правило, начинают инновационное развитие со смены управленческой модели, выби- рая наиболее мобильные и гибкие варианты, позволяющие сохранять высо- кую степень управляемости системы при относительной автономии принятия решений в структурных подразделениях. Это является объективно необходи- мым требованием для внедрения новых приемов и технологий, с одной сто- роны, и сохранения баланса управляемости системы - с другой. Наиболее ярким способом развития социально-экономических институтов в последнее время стало проектное управление. Укрупненно это элемент общей методологии распределения ресурсов, направленных на достижение конкретных целей, формирующих общий стратегический тренд. При этом каждая из целей предполагает наличие измеримых индикаторов, ориентированных на положи- тельные изменения в развитии системы в целом. Таким образом, проектное управление выступает как механизм действенного и эффективного воздействия на образовательную систему и позволяет достигать конкретных целей при огра- ниченных временных и финансовых ресурсах [3, 4, 5]. С другой стороны, проектное управление часто смещает акценты с ос- новной деятельности на формирование инновационного пространства, что негативным образом сказывается на решении текущих задач - начинает про- исходить «дублирование управленческих действий», вызванных наложением матричной организационной структуры на функциональную, ломается прио- ритетность задач. Предотвращение подобных искажений является одним из важных эле- ментов управления вузом, требующим формирования баланса между текущей основной деятельностью и достижением результатов, имеющих на данном этапе первоочередное значение. Необходимо рассмотрение целей, содержа- ния, технологий профессионального образования как прикладной инноваци- онной деятельности на интегративной основе реализации основного образо- вательного процесса. Эффективным приемом при этом может стать переход к единой системе ценностей в организации, формирование единого взгляда на цели развития вуза, представление данных целей в качестве способа интеграции всех совокупных действий внутри системы. В таком случае необходимо синхронное управление взаимосвязанными процессами внутри системы, выделение процессов и форми- рование зон ответственности и полномочий по каждому процессу в соответ- ствии с классическим пониманием процесса как совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы. В связи с этим процессный подход к проектному управлению является актуальной и значимой проблемой современного управления образователь- ными системами и требует более внимательного рассмотрения с учетом спе- цифики деятельности, особенностей ресурсного обеспечения образователь- ной системы и специфики производимого продукта. Обзор литературы Процессный подход в настоящее время характеризуется как более слож- ный по реализации по сравнению с традиционным функциональным подхо- дом, но одновременно и более эффективный, поскольку предполагает созда- ние новых управленческих моделей, работает на основе четких прописанных критериев и практически исключает конфликты исполнителей при условии документального описания каждого процесса. История развития процессного подхода тесно связана с развитием кон- цепции Всеобщего управления качеством (TQM), зародившейся во второй половине ХХ века как ответ на необходимость производства продукции ми- рового класса, развития промышленности и международных отношений. Первые предпосылки внедрения процессного подхода в управлении мож- но увидеть в работах А. Смита, утверждавшего необходимость выделения специальных производственных операций как особой последовательности действий в составе целостного производственного процесса [6]. Дальнейшее развитие процессного управления связано с Ф.У. Тейлором и Г. Фордом, ко- торые разрабатывали последовательность технологических процессов и ме- няли технологии управления производством через схемы подчиненности, трудовой специализации, точности выполнения заданий и соблюдения техно- логий производства [7, 8]. В дальнейшем развитие процессного подхода связывалось со степенью подвижности внешней среды и конкуренции в промышленной сфере: в 1954 г. П. Друкер предложил Management by Objectives (технология SMART), а Р. Каплан и Д. Нортон продолжили данное направление в концеп- ции Balansed Scorecad (BSC), разработанной в 1992 г. [9]. Эволюция процессного подхода до его современного вида связана с разработкой конкретных методов и инструментов управления, позволяю- щих формировать устойчивые схемы реализации процессов, которые гаран- тируют их сочетаемость между собой и бесперебойное функционирование. Большой вклад в эту работу внесли В. Шухарт, У. Деминг, Д. Джуран, К. Исикава и другие разработчики. Действуя независимо друг от друга, они сформировали новую философию качества, основанную на принципах непре- рывного совершенствования деятельности, использовании аналитических ме- тодов и лидирующей роли руководителей процессов. В настоящее время ра- боты Деминга и Шухарта считаются основой становления процессного мыш- ления, ориентированного на структуру процессов организации, и объединяют все основные концепции и принципы управления бизнес-процессами. В социальной сфере родоначальником использования процессного под- хода принято считать У. Демминга. Именно он развил идеи Шухарта и адаптировал статистические методы контроля качества к деятельности ад- министративных органов, финансовой сферы и сферы обслуживания [10]. В конце 1960-х годов была разработана методология структурного анали- за и проектирования сложных систем (Structured Analysis and Design Technique - SADT) [11]. В начале 1970-х годов вооруженные силы США ис- пользовали SADT для моделирования процессов в рамках программы ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing). На рынке методология SADT по- явилась в 1975 г. Позднее этот подход к описанию процессов был оформлен в виде федерального стандарта США под названием IDEFO. Наибольший ин- терес к процессам появился после публикаций М. Хаммера, Д. Чампи и др. [10] в середине 1980-х гг. В 1988 г. процессный подход был включен в мо- дель премии М. Болдриджа, а в 1991 г. - в модель совершенного бизнеса Ев- ропейской премии по качеству. Применение процессного подхода в управлении образовательными орга- низациями связано с активным внедрением в практику работы стандартов се- рии ГОСТ Р ИСО, адаптацией их требований к особенностям функциониро- вания образовательной организации, разработкой процессной модели вуза. На основе концепции ТQM и положений стандартов серии ИСО была разра- ботана система управления качеством вуза, основоположниками которой явились такие ученые, как С.А. Степанов, В.А. Качалов, Н.Ш. Никитина и др. В данной концепции процессный подход к управлению вузом рассматри- вает образовательную, воспитательную, научно-исследовательскую, социальную и другие виды деятельности вуза как совокупность взаимосвязанных ра- бочих процессов, проходящих через все структурные подразделения и ориен- тированных на достижение стратегических целей развития образовательной организации [12, 13]. Понятие «процесс» в таком случае трактуется как сово- купность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, пре- образующая входы в выходы. Процессы в организации планируются и осу- ществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности. Материалы и методы Процессный подход в управлении используется с целью создания гори- зонтальных связей в организации. Как правило, подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вы- шестоящего руководства. Эта особенность является особенно значимой в ситуации проектного управления, поскольку именно горизонтальные связи в структуре организации испытывают наибольшее напряжение, рассредото- чиваясь в матрицах проектов. Эффективность использования процессного подхода сильно зависит от технологичности его применения и соблюдения принципов использования. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, но вместе с тем требует высокой корпоративной культуры и согласо- ванности действий всех членов коллектива. Процессный подход требует от сотрудников постоянной совместной работы, сочетания управленческого и командного компонентов в деятельности, видения общих конечных резуль- татов работы. В настоящее время выделяют следующие ведущие принципы процессно- го подхода: Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выпол- нение работ. Все процессы организации взаимосвязаны. Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель, внутренний или внешний. Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса. Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках за- данных границ должны быть определены показатели, характеризующие про- цесс и его результаты. Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек [14]. Анализируя данные принципы, мы видим, что вне зависимости от сферы применения процессного подхода его основной идеей является стандартиза- ция правил описания процессов, регламентация деятельности на всех ее уровнях, создание готовых моделей реагирования на вызовы как внутри, так и во внешней среде системы. Процессуальность в современной трактовке яв- ляется общим и широко распространенным управленческим принципом лю- бой деятельности, позволяющей совершенствовать эффективность разнооб- разных ее видов вне зависимости от их специфики. Проект также представляет собой последовательность действий, сформи- рованных в качестве процесса. При этом логика проекта предполагает жест- кие сроки начала и окончания деятельности, наличие четких критериев до- стижения цели, наличие измерительного инструментария, позволяющего до- стоверно оценить результаты проектной деятельности. Это не только обу- славливает предпосылки к использованию процессного подхода, но и создает условия, обеспечивающие объективность и прозрачность его применения. Процессный подход в проектном управлении позволяет точно координи- ровать деятельность всех участников проекта, обеспечивает функционал каждого исполнителя, исключает дублирование видов деятельности и форми- рует направление движения к единой цели. Изучая практику применения проектного управления в Мининском уни- верситете, мы можем видеть, что каждый проект имел процессное воплоще- ние в логике его исполнения и последующей оценки. Рассмотрим реализацию процессного подхода более подробно. На основании стратегии развития университета была разработана целевая модель деятельности, определяющая конечные цели каждого из инициируе- мых проектов (стратегических инициатив). В вузе одновременно были от- крыты следующие проектные линии по ключевым направлениям деятельно- сти: профориентационная работа, цифровизация образования, международное сотрудничество, организация практик студентов, модернизация образова- тельного процесса, развитие науки, социально-партнерские отношения вуза и региона, воспитательная работа со студентами, управление качеством образо- вания, финансовое планирование и учет, публичное управление стратегией развития вуза. Для координации проектных линий был учрежден проектный офис, регу- лирующий логистическую и организационную последовательность деятель- ности по проектам. В структуру проектного офиса вошли как постоянные ра- ботники, осуществляющие организационное сопровождение реализации проектов, так и руководители проектных линий из числа сотрудников вуза, осу- ществляющих эту деятельность на период реализации их проектов. Логика взаимодействия проектного офиса со структурой вуза и руково- дителями проектов представлена на рисунке. Взаимодействие проектного офиса со структурами университета Реализуя процессный компонент деятельности, проектный офис осу- ществляет оперативный контроль исполнения решений заседаний проектных групп и своевременно доводит до руководства университета информацию о рисках, возникающих при исполнении проектов. Основными задачами проектного офиса являются: информационная поддержка проектных групп; консультативная поддержка проектных групп по вопросам, не касаю- щимся содержания проектов; мониторинг хода реализации работ по проектам; консолидация и формирование отчетности по проектной деятельности; разработка методических и сопровождающих проектную деятельность материалов. Будучи ядром проектной деятельности, проектный офис выполняет зна- чимую интегративную функцию, соединяя отдельные стратегические линии в целостную деятельность, формирует логику движения к поставленным це- лям, производит декомпозицию целей по отдельным элементам. Основными инструментами при этом выступают дорожные карты проектов, диаграммы Ганта, блок-схемы процессов, диаграммы Исикавы. Применительно к конкретному проекту процессный подход используется в логике его реализации. Каждый проект проходит обязательные стадии проблематизации, поста- новки цели и задач, формирования проектной документации. На этапе разработки проектной документации формируются планы по реализации проекта, программы деятельности, определяется порядок опера- ций и перечень мероприятий проекта. Кроме того, разработка проектной до- кументации предполагает определение ключевых индикаторов проекта и промежуточных результатов, по которым можно будет оценивать скорость продвижения проекта и качество его исполнения. Наличие данных докумен- тов позволяет реализовывать проект в логике процессного подхода, опреде- лив точки входа в виде базовых показателей деятельности на начало реализа- ции, ключевых исполнителей проекта и структуры, заинтересованные в его осуществлении. Процессный подход в исполнении конкретного проекта поз- воляет перейти от управления структурами к управлению деятельностью, вы- строить цепочку действий, ориентированных на результат. 3. Результаты исследования Опираясь на имеющийся опыт проектной деятельности, мы можем сде- лать вывод о необходимости использования процессного подхода в проект- ном управлении как способа упорядочивания деятельности и ориентирования ее на результаты. Процессы составляют, как правило, основной объем деятельности в образо- вательных организациях, и соблюдение цепочки процессного подхода позволяет сочетать элементы функциональной деятельности с проектным управлением. Процессный подход обеспечивает быстрое реагирование на изменения, поскольку позволяет комбинировать наборы функций исходя из связей между ними и последовательности выполняемых операций, нацеливать сотрудников на результат процесса, а не на удовлетворение требований руководителя, эф- фективно сокращать затраты за счет исключения дублирования действий, не- обходимых для достижения результата. Особую ценность процессный подход приобретает именно в контексте проектного управления, поскольку его использование в образовательных си- стемах без сочетания с другими приемами управленческой деятельности при- водит к ряду дефицитов, обусловленных спецификой трактовки процессов как «деятельности, преобразующей входы в выходы». Изолированное ис- пользование процессного подхода может привести к детальному описанию технологической стороны каждого процесса, происходящей с потерей цен- ностных аспектов образования; регламентирующие процедуры при этом не позволяют учитывать индивидуальные особенности как студентов, так и ву- зовских работников; снижается интеграция внутри организации, что может осложнить поиск общих методов работы. В рамках проектного управления данные недостатки нивелируются и усиливается потенциал процессного под- хода, обеспечивающий непрерывность, этапность и последовательность про- ектной деятельности, формируется и закрепляется логика распределения полномочий и ответственности внутри проекта, снижается количество потен- циальных конфликтов внутри коллектива за счет регламентации деятельно- сти участников проекта. Процессный подход является основополагающим принципом междуна- родных стандартов управления качеством и рассматривает все функции управления во взаимосвязи, отслеживая деятельность в рамках проекта от его инициации до полного завершения. Его применение позволяет более эффек- тивно оценивать качество проекта, опираясь на общепринятые инструменты в области качества, эффективно управлять затратами и рисками. Обсуждение и заключение Анализируя современные направления развития системы образования и требования к образовательным организациям, мы можем утверждать, что про- ектное управление будет востребованным механизмом организации деятельно- сти и актуальность его использования останется высокой. Проблема эффектив- ного использования всех видов ресурсов и распределения их на благо развития образовательной системы сохраняет свою значимость и заставляет обращаться к новым механизмам и формам управленческой деятельности. Проектное управ- ление, эффективно решая точечные задачи развития образовательной системы, доказало свою эффективность как сильного инструмента точечного воздействия и кризисного регулирования деятельности. Вместе с тем все чаще возникает необходимость встраивания разработанных и апробированных на практике про- ектов модели в функционал деятельности образовательной организации без по- тери имеющегося потенциала и в сочетании с традиционными механизмами де- ятельности. Процессный подход, рассматривающий деятельность организации как совокупность процессов разного уровня и направленности, обеспечивает включение таких элементов в практику, опираясь на характеристики процессов и конечные результаты деятельности. Опираясь на опыт Мининского университета, мы можем утверждать, что процессный подход может быть активно использован для улучшения проект- ного управления, обеспечивая регламентацию деятельности участников про- екта и согласованность всей совокупности проектов между собой в рамках достижения стратегических задач деятельности. Ориентированность на результат позволяет процессному подходу выстраивать последовательность ре- ализации проектов, ранжировать их значимость и взаимную согласованность. Обогащение проектного управления практиками и инструментами процесс- ного управления также позволяет повысить качество проектов, обеспечивает создание системы менеджмента качества проектной деятельности, основан- ной на ведущих принципах концепции всеобщего менеджмента качества.

About the authors

Ekaterina P. Sedykh

Minin Nizhny Novgorod State Pedagogical University

Email: kettt@list.ru
Cand. Ped. Sci., Associate Professor, Director of the Quality management center. 1, Ulyanov Str., Nizhny Novgorod, 603950, Russian Federation

References

Supplementary files